公司經(jīng)營層的日常辦事機(jī)構(gòu),主要負(fù)責(zé)各類會(huì)議以及會(huì)議決議、紀(jì)要的記錄、起草、印制、發(fā)放工作;日常行政事務(wù)和后勤保障工作;公司信息化建設(shè)和實(shí)施運(yùn)維落實(shí)工作;公共關(guān)系、公務(wù)接待、督辦落實(shí)工作;檔案保管、機(jī)要、保密工作等。
設(shè)部長1名,副部長1名,行政專員1名,外勤專員1名。
(一)部長職責(zé)
1、主持部門全面工作,負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)部門重要工作。
2、負(fù)責(zé)建立健全公司行政管理制度,逐步實(shí)現(xiàn)部門工作的制度化、規(guī)范化和程序化。
3、負(fù)責(zé)本部門年度工作計(jì)劃和工作措施制定,并組織實(shí)施,負(fù)責(zé)本部門人員的工作安排、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和考核等。
4、負(fù)責(zé)公文的轉(zhuǎn)批、傳遞、保密工作,落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示,并及時(shí)反饋落實(shí)情況。
5、負(fù)責(zé)安排公司的年度工作會(huì)議、月度及每周工作例行等會(huì)議,負(fù)責(zé)重要主辦會(huì)議的準(zhǔn)備、組織、記錄、督察督辦會(huì)議決議的安排落實(shí)。
6、掌握公司工作情況,協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系。
7、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
(二)行政專員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)公司相關(guān)文件的起草、印制和分發(fā),上級(jí)和外部來文的簽收、登記和領(lǐng)導(dǎo)批示后的傳閱、催辦、回復(fù)。
2、負(fù)責(zé)公司行政類文件的審核、編號(hào)、立卷、存檔工作。
3、負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄,編寫會(huì)議紀(jì)要和決議,并督促各部門貫徹執(zhí)行,及時(shí)了解和反饋有關(guān)信息。
4、負(fù)責(zé)公司印章日常管理,對(duì)公司業(yè)務(wù)日常用章嚴(yán)格把關(guān),做好用章申請(qǐng)和登記工作。
5、負(fù)責(zé)公司營業(yè)執(zhí)照等證件的管理和相關(guān)工作。
6、負(fù)責(zé)辦公用品的入庫登記、驗(yàn)收和交接,并建立辦公設(shè)備臺(tái)賬。
7、負(fù)責(zé)制定員工活動(dòng)方案,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后,組織開展各類員工活動(dòng),營造企業(yè)文化,豐富員工業(yè)余生活。
8、及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)各部門工作需要,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成其他臨時(shí)交辦的工作任務(wù)。
(三)外勤專員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)管理公司資產(chǎn),做好辦公電腦、打印機(jī)等物品的管理工作及維護(hù)保障工作。
2、負(fù)責(zé)各類物品的采購工作、登記和發(fā)放工作,確保按時(shí)完成各項(xiàng)采購任務(wù),并保證所采購的物料質(zhì)量和價(jià)格符合要求。
3、負(fù)責(zé)公司公務(wù)接待工作。
4、負(fù)責(zé)車輛管理、用車登記、保養(yǎng)維修、及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除故障。
(四)人力資源專員職責(zé)
1、執(zhí)行并完善公司的人事制度與計(jì)劃,培訓(xùn)與發(fā)展,績效評(píng)估,員工社會(huì)保險(xiǎn)福利、休假審批等方面的管理工作。
2、組織并協(xié)助各部門進(jìn)行招聘、培訓(xùn)和績效考核等工作。
3、執(zhí)行并完善員工入職、轉(zhuǎn)正、異動(dòng)、離職等相關(guān)政策及流程,負(fù)責(zé)員工勞動(dòng)合同的審核、簽訂和管理。
4、員工晉職晉級(jí)考核,薪資福利評(píng)定核算。
5、員工人事信息管理與員工檔案的維護(hù)。
6、其他人事日常工作。